La Disciplina del “Backup”

Políticas para un buen Respaldo

por Waldo, Quiroga Nicolás, WalySoft Sistemas
15 de marzo de 2011. Última modificación: 3 de abril 2021.

disco rígido

Se suele denominar “respaldo”, “copia de seguridad” o por su forma en inglés “backup” a una copia idéntica de datos informáticos que se preserva a los efectos de poder recurrir a ella, si los datos originales se dañan o se pierden total o parcialmente.

Hay maneras para realizar estos respaldos, estrategias varias para definir cuándo y cómo se realizaran los mismos. Puede haber tantos criterios como personas y circunstancias.

En general el esfuerzo invertido en esta tarea es proporcional al valor de los datos a resguardar.

Puede resultar complejo medir el valor de los datos, algunos elementos que pueden delinear esto son: la cantidad de datos, su el volumen o peso (en KB., MB., etc.), cantidad de registros, la calidad de los datos, el tiempo que demandó cargarlos o generarlos (usualmente datos de mayor calidad pueden demandar más tiempo, por lo que no basta con medir cantidad), cuán críticos son para el funcionamiento de la entidad, etc. Otra forma podría ser calcular el costo en dinero que se debería invertir si se tiene que poner personas a realizar la carga de esos datos.

Afortunadamente, en los relativo a datos informáticos, se puede tener tantas copias de los datos como se desee, a un muy bajo costo monetario (o gratis) e incluso sin que consuma mucho tiempo y/o esfuerzo. Por este motivo no habría razón para no realizar el respaldo adecuadamente.

Es común no darle al respaldo la importancia que merece. Es una acción que se lleva a cabo rutinariamente para hacer frente a una situación adversa que podría darse extraordinariamente o no ocurrir nunca. Por lo tanto, con el tiempo se empieza a dejar de efectuar esta tarea, demorar su realización, o no chequear adecuadamente si se esta llevando a cabo. Eventualmente la situación adversa nos toma por sorpresa.

Una forma de medir el impacto que puede tener la pérdida de datos, es analizar hipotéticamente ¿qué pasaría si pierdo mis datos y debo recurrir a un respaldo viejo? de hace una semana, un mes, un semestre, un año… ¿y si no tengo ninguno?. Meditar realmente sobre esta situación hipotética, le permitirá medir la importancia de esos datos en el trabajo diario y el nivel de recursos a invertir en políticas de respaldo. Como suele ocurrir, uno no toma conciencia del impacto de determinada situación hasta que no la experimenta en primera persona.

Asumiendo que los datos con los que Usted opera diariamente son eje central de su trabajo, es decir de alta importancia, sugiero seguir estos lineamientos para su política de copias de seguridad.

  1. Realizar respaldos lo más seguido posible.
    Se recomienda respaldo diario.
    • Si la entidad no tiene un servidor dedicado, respaldar manualmente al inicio o final del día, indicando en el respaldo la fecha.
    • Si la entidad dispone de un servidor dedicado, lo ideal es crear una tarea programada que realice automáticamente esta tarea y la realice en horarios que no se esté trabajando, por ejemplo a la noche. Posiblemente, deba solicitar la asistencia de personal informático para configurar esto.
    • Si Usted va a realizar operaciones de modificación, borrado o alta de registros en forma global y/o automatizada, es decir que va a generar un cambio importante en los datos en una escala fuera de lo común, también es apropiado realizar un respaldo especial, previo a la realización de estas tareas, de manera de poder revertir la situación si se cometiera un error en esta modificación global a gran escala.
    • Es útil también realizar un respaldo y que quede en su poder, previo a que el equipo vaya a ser sometido a algún cambio de hardware, si será enviado temporalmente a alguna otra ubicación y/o si va a haber terceros trabajando sobre él. Esto para hacer frente a la posibilidad que en esas operaciones, terceros borren los datos o dañen el soporte de los mismos.
  2. Disponer de respaldos diarios e históricos.
    Una buena política es tener respaldo de los últimos n días, donde n es la cantidad de respaldos diarios a mantener, es decir, los respaldos de los últimos n días. Además de esto separar respaldos periódicamente, por ejemplo mensuales. Mantener este historial de respaldos permitiría recuperar eventualmente, errores en la operación, por ejemplo: si hace 10 días borraron, a través de la aplicación, todas las existencias de una revista que no era la deseada, y el error se advierte varios días después, los respaldos de los últimos días no tendrán esos registros, pero los más viejos sí, permitiendo eventualmente recurrir a alguien especializado que pueda extraer esa información de los respaldos viejos y ponerla de vuelta en la base en operación actualmente.
    Por lo dicho, realizar un respaldo, aunque sea diario, es decir disponer de solo una copia de seguridad, no es suficiente buena política de respaldos.
    ¿Cuántos respaldos diarios debería conservar?
    Queda a criterio de cada uno, si respalda los últimos 10 a 15 y además conserva respaldos mensuales históricos Usted queda bastante cubierto. Dependerá también del espacio en disco, pero para este tipo de bases, los respaldos por más que sean muchos, ocupan poco en relación con el tamaño que tienen los discos actualmente, ya en general desde 500 GB. hasta 1 o 2 TB (TB=Terabyte). No es recomendable estar escatimando en respaldos, por tener un disco chico o casi lleno y no invertir en uno de mayor tamaño. Evalúe el costo del disco contra el de los datos.
  3. Sacar los respaldos del equipo.
    Muchas veces por una cuestión de mayor performance y/o practicidad, el respaldo se hace sobre el mismo equipo y además sobre el mismo disco rígido. Eso está bien, para generar el respaldo en ese momento, pero es importante que el respaldo se saque de allí y se mueva a otra ubicación lo antes posible (o copie). Porque si el disco rígido se deteriora y se rompe, o un virus/troyano destruye los archivos, o se roban completa la computadora, se perderían tanto los datos de trabajo como las copias de resguardo, por estar todas juntas. Puede sacar la información en un CD/DVD, “pen drive” o equivalente. En el momento de la ultima revisión de este documento, un “pen drive” de 16 GB. de marca reconocida rondaba los U$S 3,50.- o $500.-, poca inversión para resguardar los datos y con capacidad suficiente para muchos (dependiendo de la base) respaldos de Pérgamo.
  4. Definir el responsable de realizar el respaldo y los controles.
    Debe quedar claro quién debe ocuparse de esta tarea (quién? La persona con nombre y apellido, no el área, departamento o entidad). Si hay varios trabajando, es común que una persona crea que se ocupa alguien más, para verificar en el peor momento que nadie se había ocupado. Definir claramente quien es responsable de realizar el respaldo o quiénes y bajo qué criterios rotan las responsabilidades es importante para evitar que los respaldos queden sin hacer. Por supuesto alguien más (con nombre y apellido) deberá controlar y hacer cumplir que se hagan.
  5. Estar concentrado cuando manipule respaldos y datos críticos.
    Para las tareas relativas al respaldo que deba realiza manualmente, procure estar lo más enfocado posible. Evite estar distraído o que terceros lo distraigan o desconcentren al realizar la tarea. Evite manipular estos archivos o datos estando cansado. Evite trabajar apurado o escaso de tiempo. Durante estas tareas que pueden implicar mover respaldos antiguos o borrarlos, podría cometer algún error y perder información que no quería eliminar.
  6. Verificar que las copias de resguardo se almacenen en buenas condiciones.
    Si aún las guarda en CD, DVD o utiliza un pen drive u otro soporte, revisar regularmente que dichos soportes estén operables y legibles. Si el soporte se daña por ser almacenado en un lugar no adecuado (exposición al sol, calor, humedad, etc.) puede perder los datos y enterarse luego que los respaldos también se perdieron solo al momento de necesitarlos.
  7. Usted debe tener acceso a los respaldos de sus datos.
    Si el respaldo es realizado por otra área o bajo la responsabilidad de otra área (por ejemplo: el Departamento de Informática se ocupa del respaldo de los datos de la Biblioteca), solicite periódicamente le entreguen en mano los respaldos realizados y en condiciones de ser verificados por Usted. Si se encuentra en un ambiente de red, y los respaldos quedan en un servidor, puede solicitar como alternativa tener acceso (al menos de solo lectura) a dicha carpeta.
    Si Usted genera esos datos es razonable que Usted solicite tener también acceso a sus respaldos, sin que esto reste responsabilidad al área que los realiza.
  8. Verificar periódicamente que el proceso de respaldo esté funcionando como se espera.
    Si el respaldo es realizado en forma automatizada o asistido por otra herramienta, es importante verificar que el respaldo contiene los elementos que se supone hay que proteger, que son los de uso reciente y que estos están en condiciones de ser recuperados. Cambios en la configuración del equipo, movimiento de datos y otras cuestiones, pueden hacer que un respaldo que se venía llevando a cabo correctamente, deje de estar haciéndose como se espera. Cuando sea posible defina a una persona diferente a la que realiza el respaldo, para hacer esta verificación. Por ejemplo:
    • Revisar que el respaldo tiene dentro todos los archivos que hay que respaldar.
    • Verificar que las fechas de dichos archivos, dentro del respaldo, indican uso reciente y que no se está respaldando otros archivos viejos o en desuso.
    • Verificar que el respaldo crece en tamaño, salvo que alguna cuestión justifique que se achique, usualmente las bases van creciendo a medida que se nutren de más información, backups que difieran en el tamaño o que se achiquen dramáticamente puede ser una señal de problemas con el proceso automatizado de respaldo.
  9. Realizar periódicamente simulacros de recuperación de datos.
    Esto es poco habitual, pero es bueno si se puede realizar periódicamente. Busque alguna manera, tal vez en otro equipo, para realizar una instalación del sistema y recuperación de la copia de seguridad para verificar que en ese ambiente se obtienen los datos esperados, esto es una prueba eficaz de que el respaldo está en condiciones.

Si realizar el respaldo a veces le puede resultar una molestia, los puntos 8 y 9 resultarán mucho más molestos aún, pero al menos el punto 8 es de mucha importancia.

Además… el cuidado de la unidad de disco.

Como dijimos, el respaldo nos salva, entre otras cosas, de la situación en la que el disco rígido se rompa dañando total o parcialmente los datos contenidos. Esto puede sucederle a cualquier disco, y eventualmente aun siendo relativamente nuevos, pero mucho más probable es que ocurra con discos viejos. No son pocas las veces, que se han visto sistemas operando en computadoras viejas, y no se lleva la cuenta de la cantidad de años que estas y especialmente los discos está en operación. Habiendo pasado largamente el período de su vida útil, finalmente un día, sin aviso, el disco simplemente no arranca.
Independientemente, de que esté llevando adelante una buena política de respaldos, será buena idea, evitar usar el disco hasta que se rompa. Si se enfrenta ante esta situación, que siempre es sorpresiva, de todas formas corre riesgo de perder algo de información (la del día) y que la situación ocurra en un momento poco conveniente para tener el sistema detenido y por el tiempo que lleve restaurar no solo el disco sino la operatividad del equipo y como consecuencia de la entidad (estamos hablando del disco del equipo servidor).
Consulte sobre la vida útil de su disco, y trate de reemplazarlo mientras esté dentro del tiempo de vida útil. De esta forma Usted podrá decidir cuando y como realizar el cambio y será una barrera adicional de protección para no tener que recurrir a respaldos y evitar situaciones inconvenientes.

Si tiene sugerencias sobre este documento u otro tipo de consulta, contáctenos.

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